Homeoffice Lösungen
seit Beginn der Corona-Krise gehen bei uns deutlich vermehrt Anfragen zu Homeoffice-Lösungen ein. Dabei sind die Fragen grundlegend meist gleich:
Welche Möglichkeiten haben wir bereits zum jetzigen Zeitpunkt?
Welche Möglichkeiten können wir kurzfristig einrichten?
Welche Kosten bringen die Maßnahmen mit sich?
Die Antworten auf die Fragen sind individuell zu betrachten. Im Folgenden möchten wir jedoch ein paar grundlegende Möglichkeiten aufzeigen:
VPN – die Verbindung zum Firmen-Netzwerk
Mit einem sogenannten VPN-Tunnel können lokale IT-Netzwerke miteinander gekoppelt werden, die sich an einem anderen Standort befinden. So lassen sich beispielsweise zwei Standorte eines Unternehmens miteinander verbinden.
VPN-Verbindungen werden über das Internet aufgebaut, der Zugang ist allerdings nicht öffentlich. Ihre Daten werden per VPN grundsätzlich verschlüsselt übertragen.
Es ist auch möglich, nur einzelne Clients wie Ihren PC oder Ihr Notebooks mit einem Firmen-Netzwerk per VPN-Tunnel zu verbinden. Das ist die gängige Lösung für das Arbeiten im Homeoffice.
Wer per VPN mit seinem Firmen-Netzwerk verbunden ist, kann alle Dienste nutzen, die auch innerhalb des Firmen-Netzwerks von Servern zur Verfügung gestellt werden. Ein Beispiel dafür sind gemeinsame Arbeitsverzeichnisse (Netzlaufwerke und Dateien) oder auch branchenspezifische Software-Lösungen, die auf den Firmen-internen Servern installiert sind.
Abstriche müssen bei VPN-Verbindungen teilweise bei der Performance gemacht werden. Hintergrund ist, dass die Verbindungen über das Internet langsamer sind, als die, die man innerhalb eines lokalen Firmen-Netzwerkes vorfindet. Um es auf das Beispiel der gemeinsamen Arbeitsverzeichnisse zu beziehen, dauert bspw. das Öffnen und Speichern von Dateien über VPN-Verbindungen in der Regel deutlich länger, als die Mitarbeiter es aus dem Büro gewohnt sind. So lange es sich nicht um größere Datenmengen bzw. Dateien handelt, stört es jedoch meist nicht bei der täglichen Arbeit bzw. ist kaum bemerkbar. Ein Beispiel dafür wären Word- und Excel-Dateien. Handelt es sich wiederum um größere Dateien wie bspw. CAD-Zeichnungen oder Videodateien, machen sich manchmal Wartezeiten störend bemerkbar.
Die Performance einer VPN-Anbindung ist also auch abhängig von den entsprechenden Internetanbindungen. Das gilt für beide Seiten, sowohl die Internetanbindung des Firmen-Netzwerks als auch die des Homeoffice. Dabei darf nicht vergessen werden, dass die Verbindungen bzgl. der Download- und Upload-Geschwindigkeiten in fast allen Fällen nicht gleich ist (ADSL = Asynchronous DSL). Der Upload ist in der Regel deutlich langsamer als der Download. Das Abspeichern von Dateien dauert also beispielsweise deutlich länger, als das Öffnen. Der Download von Dateien aus dem Firmennetzwerk ist also auch maximal so schnell wie die Uploadgeschwindigkeit der Internetanbindung in der Firma.
Cloud-Lösungen
zum Arbeiten mit gemeinsamen Arbeits-Verzeichnissen bieten sich Cloud-Lösungen an. Viele Unternehmen arbeiten bereits heute mit den bekannten Lösungen von „Dropbox“ oder auch Microsofts „OneDrive“ bzw. „Sharepoint“. Das Arbeiten mit Cloud-Verzeichnissen bringt ein Maximum an Mobilität.
Der Vorteil im Vergleich zu VPN-Verbindungen liegt darin, dass der Zugriff möglich ist, ohne sich mit dem Firmen-Netzwerk per VPN zu verbinden.
Beim Arbeiten mit Cloud-Lösungen entstehen keine Wartezeiten bei der Bearbeitung der Dateien. Vorraussetzung ist, dass die Cloud-Software entsprechend eingestellt ist. Die Synchronisierung der geänderten Dateien geschieht dann automatisch im Hintergrund.
Weitere Vorteile von Cloud-Lösungen bestehen in der Datensicherung. Die Cloud-Anbieter kümmern sich um das Thema Backups und man selbst ergänzt diesen Punkt nur beispielsweise durch Monats- oder auch Jahressicherungen. Der Administrationsaufwand für eigene Server entfällt damit fast vollständig.
Cloud-Lösungen gibt es neben gemeinsamen Arbeitsverzeichnissen auch für Email-Postfächer, branchenspezifische Software-Lösungen und weitere Dienste.
Cloud-Lösungen
zum Arbeiten mit gemeinsamen Arbeits-Verzeichnissen bieten sich Cloud-Lösungen an. Viele Unternehmen arbeiten bereits heute mit den bekannten Lösungen von „Dropbox“ oder auch Microsofts „OneDrive“ bzw. „Sharepoint“. Das Arbeiten mit Cloud-Verzeichnissen bringt ein Maximum an Mobilität.
Der Vorteil im Vergleich zu VPN-Verbindungen liegt darin, dass der Zugriff möglich ist, ohne sich mit dem Firmen-Netzwerk per VPN zu verbinden.
Beim Arbeiten mit Cloud-Lösungen entstehen keine Wartezeiten bei der Bearbeitung der Dateien. Vorraussetzung ist, dass die Cloud-Software entsprechend eingestellt ist. Die Synchronisierung der geänderten Dateien geschieht dann automatisch im Hintergrund.
Weitere Vorteile von Cloud-Lösungen bestehen in der Datensicherung. Die Cloud-Anbieter kümmern sich um das Thema Backups und man selbst ergänzt diesen Punkt nur beispielsweise durch Monats- oder auch Jahressicherungen. Der Administrationsaufwand für eigene Server entfällt damit fast vollständig.
Cloud-Lösungen gibt es neben gemeinsamen Arbeitsverzeichnissen auch für Email-Postfächer, branchenspezifische Software-Lösungen und weitere Dienste.
Videokonferenzen und gemeinsames Betrachten von Dateien
Videokonferenzen werden gerade schlagartig beliebter. Vorraussetzung zur Teilnahme an einer Videokonferenz ist das Vorhandensein einer Kamera (Webcam) und eines Mikrofons. Notebooks verfügen in der Regel bereits standardmäßig über beides – PCs wiederum nicht. Beides lässt sich aber selbstverständlich auch nachrüsten.
Die Konferenzen sind mit unterschiedlichen Tools möglich. Teilweise sind die Programme kostenlos nutzbar, teilweise werden Lizenzkosten fällig.
Microsofts Software „Teams“ scheint sich im Business-Bereich für Konferenzen zum Standard zu etablieren, zumal es die sehr bekannte und beliebte Software Skype bzw. Skype for Business ablöst. Es lassen sich sowohl firmenintern mit Kollegen Konferenzen durchführen als mit auch externen Kunden oder Gästen. Wenn ein eingeladener Konferenz-Teilnehmer nicht über einen Microsoft-Teams-Account verfügt, kann er trotzdem per Browser an der Konferenz teilnehmen – inklusive vollständiger Kamera- und Mikrofon-Funktion.
Neben vielen weiteren Alternativen Tools für Konferenzen wird auch die Software „Zoom“ momentan immer beliebter.
Wir helfen gerne bei der Auswahl der für Sie am besten geeigneten Videokonferenz-Software. Kontaktieren Sie uns gerne mit Ihrer Anfrage.
Telefonische Erreichbarkeit im Homeoffice
um telefonisch auch über die Festnetznummer im Büro erreichbar zu sein, wird das Telefon im Büro oft auf das Mobiltelefon umgeleitet. Allerdings können gerade durch dauerhafte Umleitungen auf Mobiltelefone hohe Kosten entstehen. Zusätzlich verfügt nicht jeder Mitarbeiter über ein Firmenhandy und möchte die private Handynummer dafür eventuell nicht zur Verfügung stellen – zumal bei ausgehenden Gesprächen dann auch die private Nummer angezeigt wird. Der ständige Wechsel zur Rufnummernunterdrückung ist lästig und wird in der Praxis dann oft vergessen.
Optimale und sehr vielfältige Lösungsmöglichkeiten bietet hier die seit Jahren bekannte „VoIP“-Technik (Voice over IP). Die Technik löst ohnehin die herkömmliche Telefonie ab und hat sich bereits zum Standard etabliert. Bei der VoIP-Technik wird die Telefonie über das Internet bzw. das Datennetz geleitet, statt die herkömmlichen Telefonanschlüsse zu verwenden.
Je nach VoIP-Lösung besteht beispielsweise die Möglichkeit, ein Telefon im Büro abzubauen und einfach zu Hause am vorhandenen DSL-Router anzuschließen. Der Mitarbeiter ist sofort unter der gewohnten Office-Festnetznummer erreichbar. Weiterhin besteht auch die Möglichkeit, ein paralleles VoIP-Telefon mit der gleichen Konfiguration (gleichen Festnetznummer) zu Hause zu installieren. So müssen die Geräte gar nicht erst ab- und aufgebaut werden.
Weiterhin bleiben bei der VoIP-Telefonie je nach Lösung bzw. Konfiguration sämtliche Funktionen für Weiterleitungen, Gruppenfunktionen etc. erhalten.Anrufer und Kunden fällt nicht auf, dass der Mitarbeiter sich nicht im Büro befindet.
Es gibt unzählige Möglichkeiten bei der VoIP-Telefonie zu denen wir Sie gerne beraten. Die beste Lösung für Ihr Unternehmen wird immer individuell entsprechend Ihrer Anforderungen ausgewählt. Kontaktieren Sie uns gerne mit Ihrer Anfrage.
Telefonische Erreichbarkeit im Homeoffice
um telefonisch auch über die Festnetznummer im Büro erreichbar zu sein, wird das Telefon im Büro oft auf das Mobiltelefon umgeleitet. Allerdings können gerade durch dauerhafte Umleitungen auf Mobiltelefone hohe Kosten entstehen. Zusätzlich verfügt nicht jeder Mitarbeiter über ein Firmenhandy und möchte die private Handynummer dafür eventuell nicht zur Verfügung stellen – zumal bei ausgehenden Gesprächen dann auch die private Nummer angezeigt wird. Der ständige Wechsel zur Rufnummernunterdrückung ist lästig und wird in der Praxis dann oft vergessen.
Optimale und sehr vielfältige Lösungsmöglichkeiten bietet hier die seit Jahren bekannte „VoIP“-Technik (Voice over IP). Die Technik löst ohnehin die herkömmliche Telefonie ab und hat sich bereits zum Standard etabliert. Bei der VoIP-Technik wird die Telefonie über das Internet bzw. das Datennetz geleitet, statt die herkömmlichen Telefonanschlüsse zu verwenden.
Je nach VoIP-Lösung besteht beispielsweise die Möglichkeit, ein Telefon im Büro abzubauen und einfach zu Hause am vorhandenen DSL-Router anzuschließen. Der Mitarbeiter ist sofort unter der gewohnten Office-Festnetznummer erreichbar. Weiterhin besteht auch die Möglichkeit, ein paralleles VoIP-Telefon mit der gleichen Konfiguration (gleichen Festnetznummer) zu Hause zu installieren. So müssen die Geräte gar nicht erst ab- und aufgebaut werden.
Weiterhin bleiben bei der VoIP-Telefonie je nach Lösung bzw. Konfiguration sämtliche Funktionen für Weiterleitungen, Gruppenfunktionen etc. erhalten.Anrufer und Kunden fällt nicht auf, dass der Mitarbeiter sich nicht im Büro befindet.
Es gibt unzählige Möglichkeiten bei der VoIP-Telefonie zu denen wir Sie gerne beraten. Die beste Lösung für Ihr Unternehmen wird immer individuell entsprechend Ihrer Anforderungen ausgewählt. Kontaktieren Sie uns gerne mit Ihrer Anfrage.